【第8回】生産性向上の第一歩は生産性の「見える化」から! ~IT活用~

最近、「生産性向上」という言葉をよく耳にします。

とはいっても、「生産性向上」のためにはどうすればよいのか? いつも業務改善の工夫はしているから、これ以上生産性を上げることなんてできない! と思われている方も多いかもしれません。

そもそも、生産性とは何なのでしょうか?

一般に生産性とは、投入量(input)に対する生産量(output)の割合を指し、

で表すことができます。

とりわけ、近年の「生産性向上」の文脈においては、多くの場合「労働生産性」のことを指します。

労働生産性とは、投入労働力当たりの付加価値額のことです。
投入労働力は従業員数で表すこともありますが、1人当たりの労働時間が問題となるため、ここではより厳密に総労働時間(経営者及び従業員全員が労働に費やした時間の合計)とします。
また、付加価値額とは、自社で生み出した価値(仕入れた材料などに自社で付加した価値)を数値で表したもので、売上高から「外部への支払い」金額を引くことにより算出します。
「外部への支払い」の範囲は、厳密には様々な定義がありますが、概ね人件費以外の費用を指します。
従って、言い換えると付加価値とは「利益」と「人件費」の合計ということになります。
(利益は「営業利益」であったり「経常利益」であったりしますし、これに「減価償却費」を加えることもありますが、ここでは省きます)

これは、自社で生み出した価値の対価を、人件費と利益に分配していると考えられます!

付加価値額=利益+人件費

この式の両辺を投入労働力で割ると、以下の式になります。

投入労働力あたりの付加価値額(労働生産性)=投入労働力あたりの利益+投入労働力あたりの人件費(時間給)

このことから、(人件費と利益が適正に配分されていると仮定すれば)「労働生産性」が上がらない限り、「時間給」も上げられないということになります。

しかし、日本の労働生産性は、先進国の中では低いです。(参照:日本生産性本部

中でも中小企業、とりわけサービス産業の労働生産性は低く、国としても対策を急いでいます。

では、労働生産性を向上するには、どうしたらよいのでしょうか?

労働生産性は、次のように分解することができます。

このことから、労働生産性を上げるためには、「(投入労働力や売上高付加価値比率を変えずに)売上高を上げる」「(売上高や投入労働力を変えずに)売上高付加価値比率を上げる」「(売上高や売上高付加価値比率を変えずに)投入労働力を減らす」という3通りのアプローチがあることが分かります。

それでは、3通りのアプローチについて具体的に見ていきます。
1.売上高を増やす
売上高は、商品別、顧客別、店舗別、時間別、曜日別などに分けることができます。
さらには、「商品別×曜日別」、「顧客別×時間別」というように複数軸をクロスして分解することもできます。(商品Aの日曜日の売上、40代女性の10時台の売上、など)
このように分解して把握することによって、売上の傾向が見え、また取組の効果を細かく図ることが可能になります。
しかし、これを手作業で分析するのは非常に手間がかかりますし、小規模企業では実質的に不可能と言えます。
そのため、POSレジや売上管理ソフトなどを使って分析することが現実的です。

実際に売上高を増やすための方法としては、新商品開発、販路開拓、価格交渉などの方法もありますが、いずれも労働力や費用がかかります。
労働力や費用を(あまり)かけずに売上高を増やす方法として、ホームページやSNSを活用することが考えられます。
ホームページについては、外注業者に委託すれば費用が掛かりますし、自社で作成すれば労働力がかかると思われますが、実は近年ではそれほど費用や手間をかけずにホームページを作成・更新することのできる方法があります。
ホームページを作っただけですぐに売上が上がるというものではありませんが、その大前提として「自社のことを知ってもらう」ためのツールとしては非常に優れていますし、近年ではスマホでまず会社名を検索するという行動が浸透していますので、もはやビジネスの上で必須の要件とも言えます。
(ホームページやSNSの活用について、詳しくは別の回で触れたいと思います)

2.売上高付加価値比率を上げる
これは、言い換えれば売上高に対する「外部への支払い」の割合を下げる、ということになります。
例えば小売業では売価に対する仕入れ値の比率、飲食業や製造業では材料代の比率などを減らすということです。
実際、仕入れ値を下げるのは難しいと思われるかもしれませんが、実は仕入れ値には「廃棄した商品」や「不良品に投入した材料」、「加工する上で取り除いた部分」が含まれることがあります。
アパレル小売業では、売れ残り商品をセールで売れば「売価に対する仕入れ値の比率」は下がりますし、飲食業では古くなって廃棄した材料、製造業では不良品率や歩留まり率によって「売上高付加価値比率」、ひいては「労働生産性」に影響することになります。
それでは、売上高付加価値比率を上げるためにはどうしたらよいのでしょうか?
前述のように、「セールで売る商品」や「材料の廃棄」の割合を減らしたり、「不良品率」を下げたり、「歩留まり率」を上げることで売上高付加価値比率は高まります。
しかし、実際にどれだけの商品をセールで売っているのか、どれだけの材料を廃棄しているのか、不良品率や歩留まり率はどうか、といったことをどれだけ把握しているでしょうか。
特に小さい企業ほど、「どんぶり勘定」になっているのではないでしょうか。
まずはそういった情報を「数値で」把握することが生産性向上の第一歩と言えます。

3.投入労働力を減らす
投入労働力を減らすというと、以前は「機械を導入して人をクビにするのか!」という声もあったかと思いますが、今は人手不足や長時間労働が問題になっています。
そのような問題を解決するためにも、ITでできることはITに任せ、人は人にしかできない業務をおこなうという考え方が求められています。
売上高を減らさずに投入労働力(労働時間)を減らすには、業務の効率化が必要になります。
そのためには、やはりどのような業務にどれだけの時間をかけているのかを把握することが不可欠です。
とはいえ、やはりそのデータを取得することが、特に小規模企業にとってはネックとなります。
そこで、近年やはりよく耳にするIoTの考え方を利用して、センサーで人の動きを把握し、何にどれだけ時間を割いているかを分析するといった方法があります。
センサーも近年ではかなり安価に設置できるものがありますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

業務の把握できたら、次は業務を機械やITで置き換えていきます。
しかし、ただITに置き換えただけでは、なかなか効果は出ません。
何故なら、業務をITに置き換えることにより、新たに発生する業務もあるからです。(データ入力やシステムのメンテナンスなど)
したがって、IT導入の際には、導入後の業務がどうなるか、新しく発生する業務にどれだけの労働力が必要か、といった視点も必要になります。

さて、1~3まで3通りのアプローチを見てきましたが、いずれの場合もまずは「現状を見える化し、数値で把握する」ことが必要と言えます。

さらに、こういった情報を従業員がリアルタイムで把握することにより、自ら生産性を向上させるためのモチベーションになるという効果もあります!
(ノルマのようなプレッシャーにならないように気を付ける必要があります)

そして、ITにより新たな顧客価値を創造することができれば、売上高の向上が見込め、生産性も上がります。

IT活用による生産性向上は、
1.現状を「見える化」し、数値で把握することによりPDCAサイクルを回す
2.ITで置き換え可能な業務はITで置き換え、人間は人間にしかできない業務をおこなう
3.ITによる新たな顧客価値創造を目指す

といったステップで取り組むのが良いでしょう。

IT導入にあたっては、IT導入補助金が利用でき、現在(2018年7月26日)二次公募中です。(8月3日締切、ただし三次公募も予定あり)

生産性向上で、時間給も利益も増え、働き甲斐のあるワクワクするような会社を目指しませんか?

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