そもそも、システムって何?「システム導入・活用」 ワクワク経営コラム【第90回】

皆さま、こんにちは!
ワクワク経営ナビゲーターの古屋早雪です。

ITの普及も進み、そろそろシステム導入しないといけないかな・・・とお考えの方もいらっしゃるかと思いますが、そもそもシステムって何でしょうか?
コンピューター関連以外でも、システムキッチンとか言いますよね。
冒険の世界のゲームでも、転職システムや仲間モンスターシステム、スキルシステムなどよく使われます。

システムとは、簡単に言えば「仕組み」のことです。
コンピューターシステムは、いくつものプログラムを組み合わせて大きな一つの仕組みとして動くようにしたものです。
システムキッチンも、収納スペースやコンロ、流し台などが全体として使いやすいように仕組み化されたキッチンですよね。
そういう意味では、会社も製造や営業、経理など単体の「機能」が組み合わさって、大きな「仕組み」になっているので、一つのシステムであると言えます。
会社経営におけるシステム導入とは、その会社という大きなシステムの中で、業務を円滑におこないやすいよう、人が働きやすいよう機能の一部を「コンピューターシステム」で置き換えることです。
うまく活用すれば、生産性の向上に大きな効果を発揮します。

したがって、単純にコンピュータープログラムによって作られたツールを使うようにしただけではシステム導入とは言えませんし、あまり意味がありません。
転職システムや仲間モンスターシステムなども、そのような機能があるだけではなく、その機能を使うことでパーティー編成や育成の幅が広がり、冒険がよりワクワクするように作られています。
人がそのツールをどう使うのか、あるいはそのツールがあることでどのように業務が良くなるのかという部分が重要であると言えます。

システム導入には、大きく分けて3通りの考え方があります。

1つは標準的なシステムを導入して、業務をそれに合わせるという方法です。
ERPという基幹業務パッケージを使うのはこの方法です。
そもそも会社の効率的な業務に合わせて作られているシステムなので、業務をそれに合わせれば、業務も効率化されるという考え方ですね。
しかし、これはその会社の個性を弱めてしまったり、その会社独特の業務に対応できないという欠点があります。

2つ目は、業務に合わせてシステムをカスタマイズする方法です。
この方法であれば、現状の業務を変えることなく最大限にコンピューターを活用して業務を効率化することができますが、一方でカスタマイズに大きな手間とコストがかかる、現状の業務の不効率な部分もそのまま残ってしまうという欠点があります。

3つ目は、一つ一つのツールを組み合わせて、その使い方の部分は人の手による運用でカバーする方法です。
例えば、Microsoft WordやExcel、Googleドキュメント、Zoom、サイボウズkintone、会計ソフトfreeeといった汎用的なツールを使いつつ、その使い方や運用は人の手による運用を前提とする方法です。
この方法だと、それほどのコストをかけることなく、うまく組み合わせれば現状の業務に合わせて導入することができますし、業務内容が変わっても比較的簡単に対応することができます。
しかし、どうしても人の手が必要となるためそこまでの効率化は見込めません。
ただし、Excelやkintoneなどはある程度のカスタマイズができるため、うまく使えばこれだけでもかなりの効率化はできます。
経営資源が限られていて、業務内容が変わることも多い中小企業では、この方法が良く使われます。

いずれの方法でも、コンピューターシステムは会社という大きなシステムの一部ですから、会社全体の業務がしっかり把握できていないと導入の効果は薄まってしまいます。
木を見て森を見ず理論のように、一部の業務だけではなく、全体を把握する必要がありますね。
その上で、どのような方法であれば自社の業務を最適化でき、人が働きやすくなるのかを考えて導入することが望ましいと言えます。

自社の業務をしっかり把握した上で、コンピューターシステムをうまく利用し、会社というシステムを最適化しましょう♪

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